Kiinteistöhuollon kilpailutus mielessä? Vai onko se sittenkään välttämätöntä? Kiinteistöhuollon kilpailutus on melko iso prosessi ja kannattaa harkita, mitä hyötyä sillä tavoitellaan eikä vain tehdä määrä vuosina totuttuun tapaan.
Melko usein harmina on laatu, johon ollaan tyytymättömiä tai toive saada kustannussäästöä. Ennen kilpailutusta ja tarjouspyynnön tekoa kannattaa miettiä, miten itse nämä asiat arvottaa.
Palvelukokonaisuuden tarkastelu saattaa myös olla paikallaan. Tarvitaanko jotain palveluja lisää tai voidaanko jostain luopua? Kiinteistöhuolto kehittyy alana kaiken aikaa ja palvelut sen mukana. Entistä useammin saa samalta toimijalta kaikki ne palvelut, jotka ennen piti ostaa useasta eri paikasta. Keskittämisestä hyötyy sekä asiakas että toimittaja.
Myös muissa sopimuksen ehdoissa voi olla kohtia, joita halutaan korjata. Onko vasteajat kohdallaan? Toimiiko laskutus, kuten sovittua?
Käymme tässä artikkelissa läpi kiinteistöhuollon kilpailutuksella saavutettavia etuja sekä kuinka laatia laadukas tarjouspyyntö näitä kilpailutuksia varten. Alla vielä sisällysluettelo pikalinkkeineen:
- Kiinteistöhuollon kilpailutuksen tärkeimmät tekijät
- Tarjouspyynnön laatiminen kiinteistöhuollon kilpailutusta varten
Kiinteistöhuollon kilpailutuksen tärkeimmät tekijät
Mikäli kilpailutukseen päädytään, on sen avulla saatavissa monia etuja. Kiinteistönhuollon kilpailutus on tärkeä prosessi, joka mahdollistaa laadukkaan ja tehokkaan huollon kiinteistöille.
Kilpailutuksessa on useita keskeisiä tekijöitä, jotka on otettava huomioon jo sopimuksen solmimisessa ja palvelun tarjoamisen aikana. Tässä nostamme esille kuutta tärkeää näkökohtaa kiinteistönhuollon kilpailutuksessa: tarpeet ja toiveet, sopimuksen seurantamalli, hinta, digitalisaation hyödyntäminen, laatu ja osaaminen, sekä tilaajan ja toimittajan välisen kumppanuuden merkitys. Alla avaamme jokaista näistä yksitellen.
Tarpeet ja toiveet
Ensiksi tulisi selkeyttää kohdeyrityksen tarpeet ja tavoitteet. Sopimuksen tulee palvella sekä tilaajaa että tilojen käyttäjiä. Ennen kilpailutuksen aloittamista on tärkeää ymmärtää, mitä palveluita kiinteistössä tarvitaan ja millaisia tavoitteita niillä pyritään saavuttamaan. Selvitä kiinteistön käyttäjien tarpeet, kuten siivouspalveluiden ja teknisen huollon vaatimukset, ja määrittele selkeästi odotukset tulevalle kiinteistöhuoltoyritykselle.
Hyvin laadittu sopimus asettaa myös selkeät odotukset palvelun laadulle ja toimitusajalle. Käyttäjien tarpeet ja huolenaiheet on myös hyvä ottaa huomioon, jotta kiinteistön arvo säilyy, käyttäjät ovat tyytyväisiä tarjottuihin palveluihin ja viihtyvät tiloissa.
Sopimuksen seurantamalli
Toiseksi seurantamalli on tärkeä kilpailutuksen osa-alue. Kilpailutuksessa on varmistettava, että valittu toimittaja tekee sen, mitä on luvannut. Tehokas seurantamalli takaa, että sovitut palvelut toteutetaan asianmukaisesti ja aikataulun mukaisesti. Tämä voi sisältää esimerkiksi suoritusmittareiden käyttöä ja säännöllisiä tarkastuksia.
Hinta
Tottakai jokaista palvelua ostettaessa kustannustaso on keskeinen asia, vaikka sen ei kannattaisikaan olla ainoa ratkaiseva tekijä. Tarjouksia on vertailtava ja yrityksiä on pyydettävä erittelemään kustannukset selkeästi. On tärkeää, että tarjoukset ovat esitystavaltaan vertailukelpoiset. Mikäli näin ei ole, kannattaa esittää tarkentavia kysymyksiä.
Kilpailutuksessa täytyy kiinnittää myös erityistä huomiota siihen, mitä palvelut sisältävät, ja varmistaa, ettei tarjous ole liian alhainen, jolloin se voisi viitata heikkoon laatuun tai piilokustannuksiin.
Digitalisaation hyödyntäminen
Digitalisaation hyödyntäminen on olennainen osa nykyaikaisen kiinteistönhuollon kilpailukyvyssä. Teknologian avulla voidaan parantaa huoltoprosesseja, esimerkiksi käyttämällä digitaalisia työkaluja vikailmoitusten tekemiseen ja seurantaan. Tämä vähentää manuaalista työtä ja mahdollistaa reaaliaikaisen tiedon jakamisen sekä tilaajan, että toimittajan välillä.
Laatu ja osaaminen
Kiinteistöhuollon kumppania valitessa on kiinnitettävä huomiota laatuun ja osaamiseen. Nimetyt kiinteistönhuoltajat voivat olla merkittävä etu kiinteistönhuollon kilpailutuksessa. Kun kiinteistölle nimetään omat huoltohenkilöt, jotka ovat perehtyneitä juuri kyseisen kiinteistön tarpeisiin, voidaan taata nopea ja ammattitaitoinen palvelu. Nimetyt kiinteistönhuoltajat voivat myös kehittää syvempää ymmärrystä kiinteistöstä ja sen erityispiirteistä, mikä parantaa huollon laatua.
Arvioi myös kiinteistöhuoltoyrityksen luotettavuutta ja joustavuutta. Hyvä kiinteistöhuoltoyritys pystyy tarjoamaan luotettavaa ja joustavaa palvelua, joka vastaa kiinteistön muuttuviin tarpeisiin. Referenssien ja asiakaspalautteen perusteella voidaan arvioida yrityksen kykyä vastata odotuksiin ja reagoida tarvittaessa nopeasti.
Tilaajan ja toimittajan välinen kumppanuus
Viidenneksi hyvä yhteistyö tilaajan ja toimittajan välillä on keskeinen tekijä onnistuneessa kiinteistönhuollon kilpailutuksessa. Kumppanuuteen pyrkivä yhteistyö edistää avointa viestintää, luottamusta ja pitkäaikaista suhdetta. Kumppanuus perustuu molemminpuoliseen sitoutumiseen ja yhteisten tavoitteiden asettamiseen kiinteistön hyvinvoinnin ja tehokkaan huollon varmistamiseksi.
Tässäkin asioissa kiinteistölle nimetty oma huoltohenkilöstö on isossa roolissa. Tutun henkilön kanssa yhteistyö on mutkatonta ja arki sujuvampaa. On hyvä, kun tekijöillä on kasvot.
Tarjouspyynnön laatiminen kiinteistöhuollon kilpailutusta varten
Mitä huolellisemmin tarjouspyyntö on tehty, sitä useampia ja vertailukelpoisempia tarjouksia todennäköisesti voi saada kilpailutuksessa. Tässä vielä listaus asioista, jotka tarjouspyynnön kannattaisi sisältää, jotta varmistat laadukkaan tarjouksen saamisen kiinteistöhuollon toimijalta:
- Kiinteistön/kiinteistöjen nimi, sijainti ja käyttötarkoitus. Lisäksi tarjouspyynnössä on hyvä antaa yleiskuvaus kiinteistön koosta ja rakenteesta.
- Tarvittavat palvelut ja tehtävät, kuten siivouspalvelut, tekninen huolto, viheralueiden hoito, turvallisuusjärjestelmien ylläpito jne. Näiden palveluiden laajuus ja tiheys on myös mainittava.
- Kiinteistön ylläpidon ja huollon laatuvaatimukset. Tähän voi kuulua esimerkiksi sähköisen huoltokirjan käyttö, (tilaajan tai toimittajan) siivouksen tarkkuustasot, vasteajat vikailmoituksiin, tavoitettavuus, suunnitelma ennaltaehkäisevästä ylläpidosta jne.
- Sertifikaatit laatujärjestelmistä ja ympäristöasioista ja mahdollisesti kuvaus yrityksen vastuullisuustoiminnasta esim. Ekokompassi, Parasta puhtautta- diplomi.
- Yrityksen kokemus vastaavista kiinteistöhuollon tehtävistä ja mahdolliset pätevyysvaatimukset.
- Kannattaa miettiä, miten hinnoittelu on järkevintä. Mikä kuuluu kiinteään hintaan ja mikä lisälaskutukseen kuten esim. tarvikkeet. Nämä voivat olennaisesti vaikuttaa kokonaiskustannukseen.
- Seurantamalli: Tarjouspyynnössä voidaan esittää laadunvalvontaa koskevat vaatimukset, kuten säännölliset tarkastukset, raportointi.
- Sopimusjakso, mahdolliset irtisanomisehdot sekä ehdot sopimuksen muuttamiselle.
On tärkeää, että tarjouspyyntö on selkeä, yksityiskohtainen ja mahdollisimman kattava, jotta kiinteistöhuoltoyritykset voivat antaa tarkkoja tarjouksia ja täyttää kiinteistön tarpeet.
Yhteenveto
Kiinteistönhuollon kilpailutuksessa on siis otettava huomioon useita tärkeitä näkökohtia. Sopimuksen tulee palvella tilaajaa mutta myös käyttäjiä, seurantamalli on tarpeen lupausten täyttämisen varmistamiseksi, digitalisaation hyödyntäminen parantaa huollon tehokkuutta, nimetyt huoltohenkilöt tarjoavat yksilöllistä palvelua ja tilaajan ja toimittajan välinen kumppanuus edistää hyvää yhteistyötä. Muun muassa näiden tekijöiden huomioiminen auttaa varmistamaan, että kiinteistönhuolto on korkealaatuista ja vastaa tilaajan tarpeita pitkällä aikavälillä.
Me Campustalla haluamme tarjota laadukkaimman mahdollisen palvelun asiakkaillemme. Jos haluat kilpailuttaa kiinteistöhuollon palvelut, niin pyydä tarjous meiltäkin.
