Kun kiinteistön arjen pyörittämiseen osallistuu monta eri palveluntarjoajaa, kokonaisuus saattaa helposti muuttua monimutkaiseksi, hitaaksi ja kalliiksi. Aikataulujen yhteensovittaminen, päällekkäiset käynnit, hitaasti kulkeva tieto ja odottamattomat kustannukset ovat tällöin yleisiä haasteita.
Vaihtoehtona on kiinteistöhuollon kokonaispalvelu. Mutta mistä kokonaispalvelun hyödyt käytännössä syntyvät? Campustan asiantuntijat Seppo Vuorio ja Oskari Vainonen kertovat.
Mitä kiinteistönhuollon kokonaispalvelu tarkoittaa?
Kokonaispalvelun sisältö vaihtelee kiinteistötyypin mukaan, mutta perusidea on sama: kaikki tarvittavat palvelut tulevat yhdestä paikasta.
“Toimistohotelliin pystytään tarjoamaan huolto, siivous, aulapalvelut, vartiointi, muuttopalvelut ja tilamuutospalvelut – eli koko repertuaari kerralla. Asunto-osakeyhtiöissä se on usein huoltoa ja porrassiivousta. Kun kaikki on talon sisällä, syntyy selkeää synergiaa”, Vuorio kuvailee.
Synergia näkyy arjessa nopeasti. Kun siivooja, aulapalveluhenkilö tai huoltomies havaitsee vikoja oman työn ohessa, tieto kulkee nopeasti eteenpäin ilman erillisiä prosesseja. Tämä poistaa viiveitä ja säästää kustannuksia.
Yksi yhteyshenkilö helpottaa tilaajan arkea
Tilaajalle yksi merkittävimmistä hyödyistä on työn selkeä kokonaisvastuu. Kun kaikella on yksi osoite, tilaajan ei tarvitse pitää kirjaa eri toimijoiden rooleista.
“Kun kaikki palvelut saa yhdestä puhelinnumerosta, aika ei mene selvittelyyn. Yksi yhteyshenkilö koordinoi jokaista asiaa, eikä tilaajan tarvitse miettiä kuka tekee mitäkin. Tämä vähentää tilaajan omaa työkuormaa ja minimoi virheiden riskin – mikään ei putoa väliin, koska kokonaisvastuu on selkeä”, tiivistää Vainonen.
Kustannussäästöt syntyvät turhien käyntien ja hidasteiden poistumisesta
Kun kiinteistönhoidosta vastaa useampi taho, lähes kaikki viat vaativat erillisen katselmuskäynnin. Tämä tarkoittaa lisää matkakustannuksia ja viiveitä. Kokonaispalvelussa katselmuskäynnit jäävät usein kokonaan pois, koska tieto siirtyy talon sisällä välittömästi.
Vainonen kuvaa arjen tilannetta: “Jos siivooja tai huoltomies näkee vuotavan hanan, hän lähettää kuvan suoraan putkimiehelle, joka tietää heti mitä tarvitaan. Putkimies voi tulla suoraan korjaamaan, eikä tarvita erillistä käyntiä toteamaan tilannetta.”
“Lisäksi kokeneet tekijät tuntevat kiinteistön tarpeet. Kun tunnemme kohteen, meillä on usein valmiina oikeat varaosat tai ne löytyvät omasta varastosta. Ei tarvitse lähteä kesken työn kauppaan hakemaan puuttuvaa osaa”, Vuorio täydentää.
Tämä kaikki näkyy suoraan laskussa ja työn nopeudessa: vähemmän työtunteja, vähemmän kilometrejä, vähemmän muuttujia.
Laatu ja turvallisuus paranee kokonaispalvelun myötä
Laadun parantuminen ei synny pelkästään prosesseista, vaan ennen kaikkea ihmisistä. Kun kiinteistössä työskentelevät huoltomiehet, siivoojat, aulapalvelijat ja vartijat tuntevat toisensa, yhteistyö on luontevaa ja tiedonkulku jatkuvaa.
“Kun esimerkiksi siivooja, aulapalvelija ja huoltomies juttelevat päivittäin, havainnot kulkevat nopeasti. Huomataan pienetkin asiat – kynnyslistat, himmeät lamput, turhat sähkönkulutuskohteet. Kun kynnys kysyä ja kertoa on matala, korjaus tapahtuu ennen kuin häiriö syntyy,” kertoo Vainonen.
Vuorio nostaa esiin myös turvallisuuden: “Avainten käsittely on suuri riski, jos ne kulkevat usealla toimijalla. Kun kaikki on meillä, avaimia ei tarvitse juoksuttaa edestakaisin, ja hukkaamisen riski pienenee merkittävästi.”
Asiakaskokemus: arki rullaa kitkattomammin
Kokemukset asiakkailla ovat olleet selvästi positiivisia, erityisesti kohteissa, joissa palveluita on paljon ja yhteistyön merkitys korostuu. Kokonaispalvelu tuo siis paitsi kustannustehokkuutta myös kitkattoman arjen kaikille kiinteistön käyttäjille.
“Kokonaispalvelu vapauttaa tilaajan aikaa ydinbisnekseen. Voimme myös sparrata heti alussa, jos tarjouspyynnössä on jotain, mitä voisi tehdä tehokkaammin. Hyvä ennakoiva huolto pitää kiinteistön kunnossa ja vaikuttaa suoraan arvoon. Siksi kokonaispalvelu on monelle omistajalle järkevä ratkaisu”, Vuorio tiivistää.
Kiinnostaako kokonaispalvelu? Ota yhteyttä ja katsotaan millainen kokonaisuus olisi teille paras!
